7 Langkah Coaching yang Mampu Meningkatkan Performa SPG

spg

PERFORMA SPG

Sales Promotion Girl, atau SPG adalah team penjualan dan promosi yang selalu hadir di hampir setiap aktivitas pemasaran, seperti launching product, brand activation, market blitz, in-store promotion, dan dalam berbagai aktivitas dan event pemasaran lainnya.

Tugas utama team SPG adalah mendatangkan pengunjung / konsumen, mengenalkan merek produk, memberi edukasi ke konsumen tentang segala sesuatu yang berhubungan dengan merek sebuah produk, dan pada akhirnya melakukan penjualan atas merek produk tersebut.

Selain tugas utama tersebut, seorang SPG juga dituntut untuk melakukan aktivitas merchandising, melakukan order, melakkan pencatatan penjualan atas produk sendiri dan produk kompetitor, melakukan sampling dan menciptakan konsumen baru.

Seorang SPG selain harus memiliki penampilan yang menarik, juga harus memiliki ketrampilan dan pengetahuan yang mendukung untuk tugas tersebut diatas bisa di kerjakannya dengan baik.

Seorang Sales Promotion Girl yang profesional harus memiliki :

  • Pengetahuan mengenai produk, pesaing dan kondisi pasar.
  • Ketrampilan menjual, mengelola area, negosiasi, menawarkan danl lain-lain.
  • Budaya kerja membuat rencana kerja, membuat laporan penjualan, laporan atas aktivitas kompetitor dan lain-lain.’
  • Memiliki sikap percaya diri yang tinggi, motivasi dan antusiasme yang kuat, dan attitude yang baik.

Itulah sebabnya, kemampuan seorang SPG harus selalu dijaga dan ditingkatkan agar selalu berada diatas standar kompetensi yang di persyaratkan.

Dan akan jauh lebih baik, jika standar kompetensi ini telah diterapkan dengan ketat sejak proses rekrutmen dan seleksi team SPG.

Siapa yang bertanggung jawab atas kemampuan SPG ini ?

Yang bertanggung jawab secara langsung adalah Team Leader dan Sales Promotion Supervisor.


Untuk Anda, 3 Ebook Menarik & Inspiratif tentang Motivasi, Karir dan Strategi Bisnis


Mengapa ada SPG yang gagal atau kurang capable dalam mengerjakan tugasnya ?

Ada beberapa kemungkinan, diataranya adalah :

  • Kurang paham akan apa yang menjadi tugasnya
  • Kurang paham bagaimana mengerjakan tugas pokok maupun tambahan tersebut …
  • Kurang paham, harus sebaik apa tugas tersebut harus dikerjakan …

Sekarang pertanyaannya adalah, bagaimana kita bisa mengetahui akan kekurangan tersebut ?

Mulailah dengan job description, apakah masih relevan dengan aktivitas yang harus dikerjakan SPG agar bisa memberikan kontribusi terhadap program / project yang sedang berlangsung.

Jika job desc sudah sesuai, lakukan analisa, ketrampilan dan pengetahun apa saja yang harus dimilikinya team SPG tsb.

Pastikan, ketrampilan dan pengetahuna apa saja yang telah dimiliki SPG team tersebut dan sejauh mana ketrampilan dan pengetahuan tersebut.

Cari tahu gap / kesenjangan antara semua yang harus di kuasai dan diketahuinya dengan yang sudah dikuasai dan diketahuinya.

Berdasar gap / kesenjangan tersebut, siapkan program training and coaching (pelatihan dan pembinaan) untuk menutupi kesenjangan tersebut.

Gunakan link SITEMAPS ini, untuk mencari artikel menarik seputar distribusi, pemasaran dan komunikasi.

Kombinasikan dengan hasil dari analisa TL dan Supervisor, mengenai team SPG tersebut.

Selain dari keseharian SPG, analisa atasan didasarkan pada :

  • Hasil test baik tertulis maupun lisan.
  • Hasil observasi
  • Hasil laporan team ybs.
  • Analisa atas performance appraisal yang dilakukan bersama HRD.
  • Masukan dari departemen terkait dan dari pihak ketiga seperti outlet, distributor/ principal.

Ada banyak bentuk program pelatihan dan pembinaan untuk sales and promotion team ini, diantaranya adalah Field Coaching (pembinaan di lapangan).

Field coaching memiliki beberapa keunggulan, diantaranya adalah :

  • Pelatihan lebih customize atau individual.
  • Terfokus pada kebutuhan yang spesifik.
  • Pembinaan untuk membentuk ketrampilan melalui praktek langsung dilapangan.

Berikut 7 langkah field coaching yang mampu meningkatkan performa SPG, yaitu :

  1. Alokasi waktu untuk tiap team SPG.
  2. Penyusunan rencana joint visit.
  3. Briefing pra joint visit.
  4. Market visit.
  5. Analisa joint visit.
  6. Resume
  7. Program lanjutan.

Sekarang kita coba detailkan 7 langkah field coaching diatas.

# 1 : Alokasi Waktu untuk Tiap Team SPG

Dari hasil analisa kesenjangan / gap diatas, kita bisa petakan dan melakukan pengelompokan atas kekurangan-kekurangan yang dimiliki team.

Misal personal approach, teknik closing, teknik komunikasi dan presentasi.

Kemudian kelompokan team SPG berdasar total persentase gap (kekurangan kompetensi).

  • Kelompok A : total gap s/d 30% , misal approach (15%) + closing (5%) + presentasi (5%) = 25%
  • Kelompok B : total gap s/d 45%, misal approach (15%) + closing (20%) + presentasi (10%) = 45%
  • Kelompok C : total gap s/d 60%, misal approach (10%) + closing (25%) + presentasi (20%) = 55%

Persentase gap / kesenjangan ini didasarkan pada materi yang harus dikuasai untuk sesi coaching saat ini saja.

Artinya pada sesi coaching berikutnya, untuk materi yang berbeda, harus dilakukan analisa gap ulang.

Kemudian bagi alokasi waktu untuk tiap kelompok tersebut, tentu alokasi waktu kelompok C > kelompok B, dan kelompok B > kelompok A.

# 2 : Penyusunan Rencana Joint Visit

Setelah menentukan kelompok dan alokasi waktu yang dibutuhkan, kita tentu sudah punya total estimasi waktu dan materi yang dibutuhkan.

Selanjutnya kita harus menyusun rencana joint visit ini, yang meliputi kapan TL / Supervisor akan melakukan JV dan dengan team SPG siapa.

Kadang ada sesi dimana coaching per individu, tapi juga ada sesi per kelompok, sehingga beberapa SPG akan berada dalam satu lokasi bersama-sama.

Siapkan monitoring atas progress hasil coaching, lakukan review setiap hari atas hasil tersebut.

# 3 : Briefing Pra Joint Visit

Sebelum JV lakukan briefing, untuk menjelaskan beberapa hal, diantaranya adalah :

  • Review singkat atas kinerja team sampai dengan saat ini.
  • Rencana aktivitas team saat ini, apa saja poin-point utama yang menjadi sasarannya.
  • Sampaikan juga sasaran coaching pada sesi ini, poin apa saja yang menjadi prioritasnya.
  • Jelaskan peranan coach (team pelatih / pembina) sejauh mana.

Sekaligus minta team untuk melakukan pengecekan atas kelengkapan yang dibutuhkan, terutama promo material (booth, brochure, sample, catalog, dll).

# 4 : Market Visist / Joint Visit

Dalam field coaching idealnya adalah joint visit, karena kita bisa mengamati mulai dari persiapan sampai selesainya kunjungan.

Untuk yang kelompok A (biasanya kekurangan team SPG hanya pada beberapa teknik eksekusi, jadi visit bisa dilakukan secara random, misal satu hari dua sampai tiga team yang di kunjungi untuk mendapatkan pengarahan dan pembinaan).

Hal yang perlu diperhatikan saat joint visit ini adalah :

  • Amati aktivitas team SPG, terutama saat ada konsumen, pengamatan harus satu siklus aktivitas, yaitu :
    • See, konsumen datang untuk melihat-lihat, amati bagaimana team melakukan personal approach dan membuat konsumen mampir di stand / shelving / counter / gondola kita.
    • Touch, konsumen memilih milih barang, amati bagaimana team melakukan presentasi merek produk.
    • Benefit, konsumen mencari benefit merek produk bagi dirinya, ini adalah saat menimbang-nimbang dan mencari sejauh mana produk tersebut memberikan benefit untuknya, biasanya konsumen membandingkan dengan merek produk yang lain, atau menanyakan beberapa hal sehubungan dengan atribut produk tsb., amati bagaimana SPG mempresentasikan keunggulan merek produknya.
    • Action, konsumen mengambil keputusan, ini saatnya spg membantu konsumen untuk mengambil keputusan membeli, ini saat spg melakukan closing, amati sesi ini dengan baik.
  • Dalam satu siklus tersebut, usahakan coach tidak mengambil alih pembicaraan, biarkan sepenuhnya ditangani oleh SPG.
  • Setiap aktivitas yang dilakukan oleh SPG, amati juga bagaimana konsumen bereaksi, dan amati kemampuan SPG membaca reaksi
  • Jika kondisi mengarah ke hal yang kritis, barualah ambil alih pembicaraan, tanpa memberi kesan sedang melakukan coaching.

# 5 : Analisa Joint Visit

Saat jeda, tidak ada konsumen, diskusikan semua aktivitas tersebut.

Diskusi harus per siklus transaksi, baik yang berhasil closing, maupun yang gagal closing.

Bicarakan detail saat konsumen mulai tidak tertarik, atau saat di mana SPG tidak mampu membaca buying signal.

Berikan kesempatan SPG untuk melakukan analisa sendiri atas semua aktivitasnya.

# 6 : Resume

Buatkan resume atau ringkasan atas semua sesi coaching yang kita berikan, dimana resume tersebut harus memuat :

  • Poin-poin permasalahan SPG sebelumnya.
  • Sasaran perbaikan yang hendak dicapai.
  • Bentuk aktivitas coaching.
  • Time schedule.
  • Progress yang telah dicapai dengan saat ini.

# 7 : Program Lanjutan

Setelah seluruh aktivitas dari sesi coaching selesai, maka harus dibuatkan program lanjutannya.

Program lanjutan bisa dalam materi yang sama, karena mungkin hasilnya belum maksimal, atau bisa juga merupakan program dengan materi yang berbeda.

Program lanjutan kadang dibuat untuk melakukan follow up atas pencapaian progress coaching yang kurang dari angka / nilai tertentu.

Misal setelah mengikuti program field coaching, diharapkan team SPG akan memiliki kemampuan di bidang presentasi, dengan skor nilai minimal 95 dan skor / nilai minimal yang bisa di toleransi adalah 70.

Setelah semua sesi field coaching diikuti oleh ybs, ternyata skor nilai yang dicapai 85.

Dengan skor nilai 85 ini yang bersangkutan dianggap sudah lulus program pembinaan lapangan / field coaching.

Akan tetapi perusahaan memutuskan ybs mengikuti program lanjutan sebagai follow up atas kekurangan skor nilai minimal sebesar 5 point, sehingga target minimal bisa dicapai.

Demikian pembahasan kita mengenai 7 langkah coaching yang mampu meningkatkan performa SPG.

Terima kasih sudah mampir di blog Distribusi Pemasaran ini, semoga bermanfaat.

Salam Sukses Sehat dan Bahagia

Respond For " 7 Langkah Coaching yang Mampu Meningkatkan Performa SPG "